先日、たまりにたまった書類のファイリング作業をしていました。
クリアファイルに眠っていた大量の印刷されたＡ４の用紙を、一枚一枚こつこつと個別ファイルにしまっていきます。
左手の人差し指に指サックをしながら、バインダー式のファイルに閉じていきます。
この作業をしていると、ときどきファイルとファイルの間に人差し指が引っかかって指サックが飛んで行ってしまうことがあるんです。
この日だけでも３回どこかに飛んでいきました。うち２回は何とか探し当てて回収できましたが、３回目はどうしても見つかりません。
おそらく・・・というか間違いなく書庫の奥底に隠れているはずなんです。
ため息とともにデスクの引き出しから新しい指サックを取り出して装着。いったいこれで何個目なんだか・・・
そもそも指サックってなんで一袋にたくさん入っているんだろう？ 販売側はこの「どっかに飛んで行ってしまう案件」など百も承知で製作しているんだろうか。
メーカーサイドがしめしめとほくそ笑んでいる画が頭に浮かんできた。んー腹立たしい。
よし、これは何か対策をしないと。
１段目
まずどれだけの指サックを書庫に食われているかを確認してみよう。
しばらくの間アンタッチャブルと化していた書庫の整理に思い切って着手してみることにしました。
ひとまず個別ファイルを全て取り出してみる。まずは１段目から。
すると今まで見えなかった棚の奥からジャバラ状態となった紙きれや郵便物の類いが現れてきました。
日付を見ると令和３年の研修会の案内だ。こりゃ懐かしいわ。
おっとこれは行方不明になっていたシール型の記念切手だ！ 世界の野鳥ってやつ。ここにいたかー
そしてハイー出てきたー、指サック！ ３つゲット！
ほぼ新品同様で回収できました。かなりの大漁です。
いろんな形の指サック。懐かしい形のものもありました。
この勢いで２段目の捜索へ！
２段目
２段目のファイルを取り出すときに早くもポロッと指サックが出てきました。ファイルとファイルの間に挟まっていた模様。
さらに棚の奥には指サック３つとずっと探していた新品の綴りひも、売るほど大量のクリップなどが発掘されました。
３段目はさらにカオスと予想されたので、今回は保留としました・・・
今回の棚卸しで指サック８個とクリップ１２個と予想を上回る成果です。
やはりこの類の文具が消耗品と言われるゆえんはこの辺りにありそうです。
文具そのものが壊れるのではなく、仕事中に次々と紛失するんですね。
その可能性が高い文具ほど、１パックに入っている個数が多くなっているという構図なんでしょう。
クリップ１個だけ買う人なんていないわけで。
業務の棚卸し
業務改善のアプローチによく使われる方法として「業務の棚卸し」というものがあります。
これは月間の定例業務にどれくらいの時間がかかっているかを全て書き出して、無駄な作業や時間がないかを再考するというものです。
この方法は残業削減の最終手段としてはとても有効な方法で、あらゆる無駄が炙り出されてきます。
一人で完結するのもいいのですが、第三者に見てもらうと完璧です。
まあ業務改善というならば、指サックを救出するための棚卸しなどが一番無駄な業務なわけでして。
ファイリング時に指サックを飛ばさないようにする方法を考えるのが一番の業務改善になるに違いない。
一気に増量した指サックの山を見つめながらしばらくボーッとしていると、事務所の電話が鳴り我に帰りました。
大掃除、楽しかったー。気分転換にはなったかも。
いつもよりワントーン高い声で電話を取り、通常業務に戻りました。